株式会社新宣（以下、「当社」といいます。）では、イベント運営受託（国際会議、見本市、展示会、学会、大会、式典、セミナー、シンポジウム等）、工事受託（サイン工事、ディスプレイ）、ＰＣＯ業務（補助金申請代行～決算書作成、事務局代行、会場設営、運営、告知、Web制作、印刷物等作成）に係る事業を営んでおり、特にイベント運営受託では多くのお客様の個人情報を取り扱っています。
当社は、これらの事業の特性を鑑み、取り扱う個人情報を保護するために、以下の方針を定め、役員及び全従業者に周知徹底し、確実な実施に努めます。
なお、この方針において、個人情報には特定個人情報（個人番号を含む個人情報をいう。）を含みます。

１．適切な個人情報の取得、利用および提供

当社は、個人情報の取得に際して、利用目的を明確に定め、適法かつ公正な手段により取得を行います。取得した個人情報は、あらかじめ本人の同意がある場合か法令の定めがある場合を除き、定めた利用目的以外の利用や第三者への提供を行わないことを徹底するとともに、防止するための措置を講じます。

2．法令、国が定める指針・ガイドラインその他の規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針・ガイドラインその他の規範を遵守します。

3．個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、管理体制を確立するとともに適切な安全管理の措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失またはき損の予防及び是正に努めます。

4．苦情および相談への対応

当社は、個人の権利を尊重し、当社が保有する個人情報に関して、本人から自己の情報の開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求められた場合、並びに個人情報に関する苦情または相談の申し出があった場合は、適切かつ迅速に対応します。

5．個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報を適切に保護するためのマネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、継続的な改善に努めます。

株式会社　新宣
代表取締役 佐野由香利
制定：平成18年6月1日
最終改訂：令和4年10月31日

■ 個人情報保護方針の内容についての問合せ及び個人情報に関する苦情・相談対応窓口

株式会社 新 宣 　個人情報お問合せ担当　総務課
所 在 地：〒950-0983 新潟県新潟市中央区神道寺2丁目3番23号
電話番号：025-243-6827
受付時間：月曜～金曜日（祝日を除く）9:00～17:00

【 個人情報の取扱い 】

株式会社新宣（以下、「当社」といいます。）では、個人情報保護方針に基づき個人情報（特定個人情報を含む。）の取扱いを次のように定めて取り組んでいます。

１．利用目的について

当該個人情報は、ここに記載した目的で利用し、これ以外の目的には利用いたしません。
（1）取引先従業者に係る個人情報等：
業務連絡に利用します。

（2）当社の社員等採用募集に対する問合せ、または応募した人の連絡先、履歴等の個人情報：
問合せ者・応募者への連絡、採否の検討判断に利用します。

（3）当社が個人情報の開示等の求めに応じて、本人確認のために取得した個人情報：
本人確認に利用します。

（4）当社の社員等として採用された人及び採用後に退職した人の人事・給与等に係る個人情報：
人事、給与、労働安全衛生、福利厚生、教育研修、社会保険・年金業務等に利用します。

（5）当社がイベント、コンベンション等の業務を実施するにあたりイベント、コンベンション等の主催者から提供された個人情報：
イベント及びコンベンション等業務の運営にのみ利用します。

（6） 当社がイベント、コンベンション等の業務を実施するにあたり、業務を委託した個人事業主
から直接入手した個人情報：
業務連絡、イベント及びコンベンション業務の運営、報酬の支払い、支払調書の作成に利用します。

（7） 当社が学術会議等のイベントを運営するにあたり、学術会議等の主催者から提供された個人情報：
学術会議等の業務の運営にのみ利用します。

（8） 当社が学術会議等のイベントを運営するにあたり、業務を委託した個人事業主から直接入手した個人情報：
業務連絡、学術会議等の業務の運営、報酬の支払い、支払調書の作成に利用します。

2．開示対象個人情報について

当社の開示対象個人情報は次のとおりです。
開示対象個人情報とは、「本人からの開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、「開示等」という。）の求めのすべてに応じることができる権限を当社が有するもの」をいいます。
（1）取引先従業者に係る個人情報等
（2）当社の社員等採用募集に対する問合せ、または応募した人の連絡先、履歴等の個人情報
（3）当社が個人情報の開示等の求めに応じて、本人確認のために取得した個人情報
（4）当社の社員等として採用された人及び採用後に退職した人の人事・給与等に係る個人情報
（5）当社がイベント、コンベンション等業務を実施するにあたり主催者から提供された個人情報
（6）当社がイベント、コンベンション等業務を実施するにあたり、業務を委託した個人事業主から
　　 直接入手した個人情報
（7）当社が学術会議等を運営するにあたり主催者から提供された個人情報
（8）当社が学術会議等を運営するにあたり、業務を委託した個人事業主から直接入手した個人情報

3．開示対象外の個人情報について

以下に掲げる事項に該当する場合は、開示等に応じることができませんので、ご了承ください。
なお、開示等ができない場合は、その旨を理由とともに２週間以内にお知らせいたします。
（1） 本人又は第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2） 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（3） 法令に違反する場合
（4） 本人が確認できない場合
（5） 代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
（6） 所定の申請書や添付書類に不備があった場合または虚偽記載があった場合
（7） 開示請求の対象が前項の「開示対象個人情報」に該当しない場合

4．個人情報の取得と利用について

当社は、お客様の氏名、年齢、電話番号、住所等の個人情報をお伺いすることがあります。
このような場合、お客様の個人情報を当社にご提供いただくか否かは、お客様ご自身のご判断となります。
また、個人情報をご提供いただく場合、取得時にその利用目的をお知らせします。
当社がお客様の同意を得ることなくお知らせした以外の目的にお客様の個人情報を利用することはありません。
イベント、コンベンション等業務を実施するため、受託先や取引先から個人情報を取得し、利用しております。この場合、個人情報はイベント、コンベンション等の運営（個人事業主への報酬の支払い、支払調書の作成を含む。）に限定して利用し、これ以外には利用しません。

5．個人情報の第三者提供について

お客様からご提供いただいた個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。
（1） 法令に基づく場合
（2） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（4） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

6．個人情報に関する苦情及び相談、並びに開示等のお問い合せ

当社が保有する個人情報に関する苦情及び相談、並びに当社が保有する個人情報に係る利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者への提供の記録の開示（以下「開示等」といいます。）については、お問合せの方が本人であること、あるいは本人の正当な代理人であることを確認の上、適切に対応させていただきます。本人確認及び正当な代理人であることの確認に必要な手続および書類については、下記窓口までお問合せください。

（1）個人情報お問合わせ窓口
株式会社新宣　　個人情報お問合せ担当　総務課（個人情報に関する苦情・相談対応窓口）
所在地：〒950-0983　新潟県新潟市中央区神道寺2丁目3番23号
電話番号：025-243-6827
受付時間：月曜～金曜日（祝日を除く）　9:00～17:00

（2）お問合せに係る費用の本人負担について
①個人情報に係る利用目的の通知の手続において、事務手数料は無料ですが、電話代、開示等請求書及び本人確認・正当な代理人であることの確認の書類の郵送料は本人負担です。
②個人情報の開示の手続において、事務手数料（1,000円分の切手）、電話代、開示等請求書及び本人確認・正当な代理人であることの確認の書類の郵送料は本人負担です。
③個人情報の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の手続において、事務手数料は無料ですが、電話代、開示等請求書及び本人確認・正当な代理人であることの確認の書類の郵送料は本人負担です。

（3）開示対象個人情報の開示等の手順
第１項に記載の開示対象個人情報の開示等の手順は次のとおりです。
①本項（１）の「個人情報お問合せ窓口宛」にご連絡ください。
②当該窓口で「開示等の手続きのご説明」をいたします。

【　手続概要　】
●開示等のご請求があった場合、当社からご請求内容に応じて、以下の書面をお問合せの方に送付します。（ご指定の住所に、当社から郵送で書式をお送りします。）
（ｱ）「開示等請求に当たっての必要書類について」
（ｲ）「個人情報開示等請求書」
（ｳ）「委任状」
●「個人情報開示等請求書」に本人確認の書類（運転免許証のコピー、パスポート（旅券）のコピー、
　健康保険証のコピー、住民基本台帳カード（写真付き）のコピー、住民票の写しのいずれか一つ）を
　同封し、簡易書留等の記録が残る郵便で 当社の受付窓口へ郵送するか、またはご持参ください。本籍が記載されている場合は、記載部分を黒塗りにしてください。
●代理人に方が請求される場合は、代理人の本人確認書類と委任状を一緒にご提出ください。
●個人情報の開示等は、２週間以内に対応し処理結果等は、文書で通知いたします。
●その他、ご不明点は、お問合せ窓口にお尋ねください。

7．個人情報の安全管理のために講じている措置

当社は、個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含みます。）の漏えい、滅失、又は毀損を防止するため、以下の安全管理策を実施しています。
①個人情報保護のための方針及び規程の策定と従業者への周知
②関係法令の特定と遵守
③個人情報の保護に関する責任者（個人情報保護管理責任者）の設置
④個人情報に関する問合わせ対応窓口の設置
⑤個人情報のライフサイクル（取得、利用、保存、提供、委託、削除・廃棄）ごとの取扱いに関する責任者・担当者の決定
⑥個人情報のライフサイクル（取得、利用、保存、提供、委託、削除・廃棄）ごとの取扱方法及び管理策の策定及び従業者への周知徹底
⑦個人情報を取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人情報の範囲を明確し、法令や当社の個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告・連絡体制の整備
⑧個人情報の取扱いに関する定期的な点検（自己点検及び内部監査）
⑨個人情報保護に関する従業者への定期的な教育研修の実施
⑩従業者に対する個人情報に関する機密保持誓約の義務付け
⑪個人情報を取扱う区域の明確化と入退管理（無権限者による個人情報の閲覧や窃取防止）
⑫個人情報を取扱う機器、電子媒体及び個人情報を含む書類の紛失・盗難防止対策（利用場所及び保管場所の限定、施錠保管の徹底、移送時のデータ暗号化の実施等）
⑬個人情報（電子データ）へのアクセス制限
⑭個人情報へのアクセスログの取得（点検の実施）
⑮個人情報を含む重要なデータの定期的なバックアップ
⑯マルウェア対策の実施
⑰個人情報を取扱う情報システムについて、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアによる攻撃から防御する措置

8．その他

（1）個人情報保護管理者（当社では、「個人情報保護管理責任者」といいます。）は次のとおりです。
株式会社新宣　　プライバシーマーク推進室長
（2） 個人情報保護方針および個人情報の取扱の変更、改訂について
今後、当社は、個人情報の保護に関する法令その他社会環境の変化に応じて本方針および取扱いを見直し、変更することがあります。変更につきましては、適宜、ホームページ、パンフレット等でご案内いたします。

株式会社　新宣
代表取締役 佐野由香利
制　定：平成18年6月1日
最終改訂：令和6年6月12日